Pedoman Tata Naskah Dinas yang dikeluarkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) melalui Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 merupakan acuan umum bagi Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, dan/atau BUMN/BUMD dalam penyusunan Tata Naskah Dinas (Lihat Pasal 2 Perka ANRI Nomor 2 Tahun 2014 yang dapat anda baca/dowload di Sini).
Untuk Kode Klasifikasi Surat di Lingkungan Dinas Pendidikan dapat kita temukan dalam Lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (dapat anda baca/download di Sini).
Berdasarkan Perka ANRI Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, penulisan nomor surat terbagi dalam 3 kategori, yakni:
1. Nomor Naskah Dinas Arahan
a. Peraturan, Pedoman, Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis, Instruksi, Prosedur Tetap (Standar Operasional Prosedur), dan Surat Edaran Susunan nomor naskah dinas yang bersifat pengaturan dan penetapan terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.
Contoh:
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
b. Pedoman dan Petujuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis Pedoman dan Petunjuk Pelaksanaan/ Petunjuk Teknis merupakan peraturan, yang penomorannya sama dengan nomor peraturan. Susunan penomoran pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis adalah a) Nomor urut pedoman dan petunjuk pelaksanaan/ petunjuk teknis; dan b) Tahun terbit.
Contoh:
PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN/ PETUNJUK TEKNIS ....
2. Nomor Surat Dinas
Susunan Nomor Surat Dinas meliputi: a) kategori klasifikasi keamanan surat dinas; b) nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim); c) kode klasifikasi arsip; d) bulan; dan e) tahun terbit.
Contoh:
Penulisan yang Salah Nomor : 800/122.SMP1/VII/2023
Seharusnya Nomor : 122/800-SMP.1/VII/2023
Artinya :
800 merupakan kode klasifikasi tentang Kepegawaian
122 merupakan nomor urut surat
VII menunjukkan bulan ke-7 atau bulan Juli
2023 menunjukkan tahun atau tahun 2023
3. Nomor Nota Dinas
Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut: a) nomor naskah dinas (nomor urut dalam satu tahun takwim); b) kode klasifikasi; c) bulan; dan d) tahun terbit.
Contoh:
Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang Konservasi Arsip Nomor 190/KN.01/XI/2022
190 : Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun takwim/kalender
KN.01 : Kode Klasifikasi
XI : Bulan ke-11 (November)
2022 : Tahun 2022
Adapun kode klasifikasi yang berlaku sesuai terdapat pada pasal 8 Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2012 Tentang Tata Kearsipan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri Dan Pemerintah Daerah, adalah sebagai berikut:
000 umum
100 pemerintahan
200 politik
300 keamanan dan ketertiban
400 kesejahteraan
500 perekonomian
600 pekerjaan umum dan ketenagakerajaan
700 pengawasan
800 kepegawaian
900 keuangan
Pengklasifikasian secara lebih spesifik diatur dalam lampiran Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012. Kode klasifikasi surat khusus untuk lingkungan pendidikan yang sering digunakan adalah:
800 kepegawaian
900 keuangan
420 PENDIDIKAN
421 Sekolah
421.1 Pra Sekolah
421.2 Sekolah Dasar
421.3 Sekolah Menengah
421.4 Sekolah Tinggi
421.5 Sekolah Kejuruan
421.6 Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
421.7 Kegiatan Pelajar
421.71 Reuni Darmawisata
421.72 Pelajar Teladan
421.73 Resimen Mahasiswa
421.8 Sekolah Pendidikan Luar Biasa
421.9 Pendidikan Luas Sekolah/ Pemberantasan Buta Huruf
422 Administrasi Sekolah
422.1 Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian, Pendaftaran, Mapras
422.2 Tahun Pelajaran
422.3 Hari Libur
422.4 Uang Sekolah, Klasifikasi di sini SPP
422.5 Beasiswa
423 Metode Belajar
423.1 Kuliah
423.2 Ceramah, Simposium
423.3 Diskusi
423.4 Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
423.5 Kurikulum
423.6 Karya Tulis
423.7 Ujian
424 Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
425 Sarana Pendidikan
425.1 Gedung
425.11 Gedung Sekolah
425.12 Kampus
425.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa
425.2 Buku
425.3 Perlengkapan Sekolah
Demikian referensi tentang Aturan Penulisan Nomor Surat Dinas.
Semoga bermanfaat.
